サーバー混雑時にログインができなくなるのはどのシステムでも一緒なのですが、Xlinkの場合はログインサーバーと別に分散サーバーへのログインの２段階となっているため直感的な判断がしにくいとおもいます。
XLinkサーバーとOrbitalサーバーと２段階のログインを行っていることをまずは認識しましょう。
XLinkKaiEngineが起動後、ＵＩが開いてもログイン画面が表示されない場合、XLinkサーバーが混雑している可能性が高いです。
しばらく（１分程度）待っても反応がない場合はXLinkKaiEngineを終了してから、再度スタートメニューなどからStart Kaiを実行してみましょう。
何度かログインを連続して要求を出していると以前のログイン要求の返事を受取ってしまい、KaiEngineが異常終了してしまうようです。
あまり気にせず、システムエラーダイアログを消去してもう一度Start Kaiを実行してみましょう。
回避策は、Start Kai → KaiEngineの終了を行ったとき、しばらく（１分程度）まってから再度StartKaiを実行すると発生しなくなると思います。
要は、混雑してるのに一方的にログイン要求を行う（＝サーバー負荷を高める）ような行為は行わないようにしましょう。
XTagとパスワードを入力して…しばらく放置してるけど何も表示されないときはOrbitalサーバーへ接続を試みています。
複数あるOrbitalサーバーの負荷が高い場合かなり待たされることになります。
KaiEngineは、何度もリトライを繰り返しますので、辛抱強く待つといつもの画面が表示されると思います。
経験では１０分程度待たされてから接続する場合もありました。
待ちきれないときは３分程度で一旦KaiEngineを終了してStart Kaiを行ってもかまわないと思いますが、結果はあまりかわらないと思います。
混雑時には逆にログイン要求を再度行うことになるので、サーバー負荷を高めることになります。できれば気長に待ちましょう。